PDFをdownloadさせるlinkはfile名だけで判断させず内容と更新日を本文へ書く

PDFをdownloadさせるlinkは、file名だけで判断させず、何の資料か、誰が読むものか、いつ更新したかをHTMLの本文へ書きます。PDFを置けば資料を渡したことにはなります。しかし、読者が開く前に内容を選べず、古いfileが残っていても気付けない状態では、案内として足りません。linkはfileへ送るだけでなく、読者が必要な資料を選ぶ入口です。

HTMLのdownload属性は、link先のresourceをdownloadする意図と、推奨するfile名を示せます。HTTPのContent-Dispositionも、responseをどのように扱うかに関わります。ただし、attributeやheaderを付けることは、資料の内容を説明する作業の代わりになりません。公開するPDF、案内するHTML page、差し替えを承認する人を分けて管理します。

file名ではなく読者の目的でlink文を書く

「資料はこちら」「PDF download」のようなlink文だけでは、読者は開くまで内容を知れません。file名がdocument_2017_07.pdfなら、さらに判断しにくくなります。linkの近くに、資料名、内容、対象者、ページ数やfile形式が必要ならその情報を置きます。資料を読む前に、読者が自分に必要かを選べる状態にします。

説明用の仮例として、サービス案内と申込書を同じpageへ置く場合を考えます。サービス案内は、提供内容や利用条件を知りたい人が読む資料です。申込書は、すでに申し込むと決めた人が使う資料です。二つを同じ「PDF」として並べず、それぞれの目的をlink文へ書きます。「サービス案内を読む」「申込書をdownloadする」と分ければ、読者は次にすることを選べます。

file名は、管理する側にも必要です。資料名、版、日付を一定の規則で付けると、差し替えるfileを選びやすくなります。ただし、読者へ見せる文章までfile名へ任せません。漢字の資料名を画像にする、長いfile名をlink文へそのまま出すより、HTMLで意味を短く説明し、file名は更新作業で取り違えないために使います。

HTML pageを正本にしてPDFだけへ重要な案内を閉じ込めない

PDFには、レイアウトを固定して見せたい資料、印刷して使う書式、複数pageの案内を置けます。一方で、連絡先、受付状況、価格変更、終了した企画のように、すぐ直す必要がある情報までPDFだけへ置くと、差し替えが遅れたときに古い案内が残ります。読者の行動を変える基本情報は、HTML pageにも書きます。

たとえば、資料をdownloadする前に問い合わせが必要なら、その条件をHTML pageへ書きます。PDFを開かなければ受付時間が分からない、PDFの最後にだけ電話番号があるという作り方では、読者は途中で止まります。PDFを補足資料として使い、現在の受付、連絡先、更新情報の正本はpage側へ残します。

PDFの内容をすべてHTMLへ二重に書く必要はありません。図面、申込書、詳細な仕様表のようにPDFで読む理由がある部分は、PDFへ置けます。分ける基準は、変更があったときに誰がどこを直すかです。受付中かどうか、link先が使えるか、読者が次に何をするかは、HTML pageで確認できるようにします。

差し替えでは古いfileと古いlinkを別に確認する

PDFを新しい版へ差し替えるときは、uploadしたfileだけを確認して終わりにしません。HTML pageのlink、本文の更新日、file名、ページ内の説明、検索結果やsite内の一覧を順に見ます。新しいPDFをuploadしても、別のpageが古いURLへlinkしていれば、読者は前の資料をdownloadします。

同じURLでPDFを差し替える方法と、新しいURLを作る方法にも、それぞれ確認が必要です。同じURLを使うなら、link先を直す手間は減りますが、PDF内の版や更新日が古いままでは差し替えた意味がありません。新しいURLを作るなら、どのpageが前のfileへlinkしているかを確認します。どちらを選んでも、読者に見える資料名と、実際に開くfileを同じ版にします。

説明用の仮例として、価格表を改定する場合を考えます。HTML pageの現在の価格、PDFの表紙に書いた日付、download linkの説明を同時に見ます。PDFだけを新しくしてpage側に前の価格が残る、page側だけを直してPDFが古いままという状態では、読者はどちらを信じればよいか分かりません。変更する人と最終確認する人を決め、公開画面で一組として見る必要があります。

downloadの設定と読者の操作を混同しない

HTML 5.1は、download属性があるlinkについて、resourceをdownloadする意図と推奨file名を示すと定めています。これはreaderへ「このlinkはfileを受け取るためのものだ」と伝える助けになります。しかし、readerがどのapplicationで開くか、保存するか、画面に表示されるかは、使用するbrowserや端末の扱いにも関わります。属性を付けたことだけで、全員が同じ操作になるとは考えません。

Content-Dispositionも、serverがresponseを扱う方法に関係します。HTMLのlink文、download属性、serverのheaderは、同じ一つの設定ではありません。制作会社へ設定を頼むなら、何をdownloadさせたいのか、file名は何か、閲覧用pageを残すかを伝えます。技術設定を変える人と、資料の内容を承認する人を分けて記録します。

PDFを外部のstorageへ置く場合は、link切れも確認します。外部serviceの共有設定を変えた、folderを移した、accountを整理したために、HTML pageから開けなくなることがあります。PDFをuploadする人だけでなく、公開URLを確認する人を決めます。fileを保管する仕事と、読者へ案内する仕事は重なりますが、同じではありません。

最初の一手は、siteにあるPDF linkを三つ選び、資料名、対象者、HTMLに書いた更新日、実際に開くfile、次の行動を並べることです。読者がlinkを押す前に資料を選べ、変更した人が古い案内を見つけられる状態を作ります。PDFの数を増やすより、現在使える資料へ確実に進めるlinkを残します。