WordPress 4.7のPDF thumbnailはファイル名だけで資料を見分けないために使う

WordPress 4.7でPDFをuploadすると、Media Libraryにthumbnail画像が作られます。資料を探すときに、長いfile名だけでなく表紙や一ページ目の見え方を手がかりにできます。ただし、thumbnailがあることと、公開するPDFの内容、link先、更新日が正しいことは別です。資料を公開するときは、表示用の画像と実際のfileを分けて確認します。

資料を開く人は、thumbnailではなくPDFの内容を読んで判断します。

PDFは、料金表、申込書、会社案内、技術資料のように、あとから内容を読み返すために使われます。Media Libraryで似た名前のfileが並ぶと、古い版を選んだり、別の資料をlinkしたりしやすくなります。thumbnailは探す作業を助けますが、公開してよい資料を決めるものではありません。誰が内容を確認し、どのURLへlinkするかを別に残します。

thumbnailで見分けることとPDFを公開する判断を分ける

WordPress 4.7では、PDFをuploadするとthumbnail imageが作られ、Media Libraryで資料を見分けやすくなります。これは一覧から目的のfileを探す場面で役立ちます。一方で、thumbnailにはPDFの全ページ、料金の条件、申込みに必要な注意事項までは表示されません。表紙が合って見えても、本文が古いままなら公開できません。

説明用の仮例として、料金表をPDFで公開する場合を考えます。Media Libraryに「price.pdf」「price-new.pdf」「price-final.pdf」が並び、表紙の見た目も似ているとします。thumbnailを見れば資料の種類を探しやすくなりますが、どれが現在の料金表かはfile名だけでは決まりません。内容を確認する人が、料金、適用日、問い合わせ先を読んでから、公開pageのlinkを選びます。

資料の表紙に大きく「新料金」と書いてあっても、本文の一部に古い条件が残っていれば、利用者は判断できません。thumbnailは表紙を確認するためのものです。PDFを開き、必要なページ、表、連絡先まで読みます。画像で見分けやすくなったことを理由に、資料本文の確認を省かないことが必要です。

file名と公開pageの案内をそろえる

資料を更新するときは、file名を意味のある形にします。何の資料か、どの版か、必要なら日付が分かれば、Media Libraryと公開pageの両方で確認しやすくなります。短い名前にするために「final」や「new」だけを使うと、次の更新で何を指しているか分からなくなります。

file名を替える作業と、公開pageの案内を直す作業も別です。料金表のPDFをuploadしても、サービスpageが古い条件を本文に書いたままなら、利用者はどちらを信じるか迷います。PDFのlinkを置くpage、資料の説明、更新日、問い合わせ先を同じ順に確認します。資料だけを替えれば完了ではありません。

説明用の仮例で、申込書のPDFを新しくした場合を考えます。新しい申込書をuploadしたあと、古い資料へ向けたbuttonが残っていれば、利用者は古いfileをdownloadします。記事、固定page、メールで送るURLなど、資料を案内する場所を確認します。すべてのpageを一度に直す必要はありませんが、利用者が実際に使う入口から優先して開きます。

PDFを差し替えるときに、同じURLを使い続けるか、新しいURLへlinkするかも決めます。前者では、以前に資料を保存した人が同じURLを開いたときに内容が変わります。後者では、公開pageや案内mailのlinkを新しいURLへ替える必要があります。どちらがよいかは資料の用途で決めますが、fileをuploadした人だけが分かる状態にしません。変更日、資料の版、linkしたpageを残します。

Media Libraryの整理を公開確認の代わりにしない

thumbnailがあると、使わないPDFを整理したくなることがあります。しかし、Media Libraryからfileを外す前に、そのURLが公開pageや過去の記事で使われていないかを確認します。古い資料を公開したままにしないことは大切ですが、link先を確認せずに消せば、利用者は必要な資料を開けなくなります。整理する作業と、公開URLの確認を一組にします。

資料を作る人、PDFをuploadする人、公開pageを編集する人が別の場合は、引継ぎが特に必要です。作成者が新しいPDFを渡しても、uploadする人が古いfileを選び、pageを編集する人が別のURLを貼れば、内容はそろいません。資料名、確認した版、公開URL、内容を確認した人を一行で残せば、次の更新で探す場所が分かります。

外部の制作会社へPDFの登録を頼む場合は、fileだけを渡して終わりにしません。どのpageへlinkするか、公開してよい版か、本文に書かれた料金や条件を誰が確認するかを決めます。制作会社がMedia Libraryへuploadできても、事業上の条件を決める人とは限りません。登録作業と、資料の内容に責任を持つ作業を分けます。

最初の一手は、Media LibraryでPDFを一つ選び、thumbnail、file名、PDF本文、公開pageのlinkを順に確認することです。thumbnailが見やすくても、資料を開いた人が必要な条件と次の連絡先を確認できるかまで見ます。