ホームページ制作の相談前に準備するものは全部そろっていなくても大丈夫
公開日： 執筆：佐藤
ホームページ制作を相談する前に、原稿や写真を全部そろえる必要はありません。先に用意するのは、作る理由、見てほしい相手と行動、手元の資料、決まっていないことの四つです。この四つがあれば、依頼者と制作会社は、何を先に決めるべきか話せます。
ただし、全部そろえなくてよいのは、相談を始める時点の話です。公開する会社名、料金、連絡先、写真の掲載許可、内容の承認者は、公開前までに確認しなければなりません。相談を始めるための材料と、公開を承認するための情報は分けて考えます。
完成原稿より、判断できる材料をそろえる
最初の打ち合わせに長い企画書は要りません。次の四項目を、一項目につき一、二行で書けば十分です。
1．ホームページを作る理由
「古くなったから」は、作り直すきっかけであって、目的ではありません。そのため、現在困っていることか、公開後に変えたいことを一つ添えます。
- 紹介を受けた人が、会社の仕事を確認できる場所を作りたい
- サービスの内容を伝え、問い合わせにつなげたい
- 営業担当が繰り返している説明を、ホームページにも載せたい
数値目標まで決められない場合は、まず「誰の、どの行動を変えたいか」を一文にします。目的が決まると、必要なページと載せる情報を選びやすくなります。
2．見てほしい相手と、してほしい行動
「一般のお客様」のように広く書くより、その人がホームページを見る場面を伝えます。
たとえば、「取引先から会社を紹介され、依頼できる仕事と対応範囲を確かめている事業者」です。その人に相談してほしいなら、サービス内容、会社情報、対応範囲、連絡方法が必要になります。
相手をまだ絞れないときは、最近の顧客や相談内容を数件振り返ります。共通する困りごとを拾えば、想定する読者を考える材料になります。
3．現在ある資料
原稿を一から書く前に、すでにある資料を集めます。
- 会社案内、商品資料、料金表
- 名刺に記載している会社情報
- ロゴのデータ
- 店舗、商品、設備、スタッフの写真
- 過去の提案書や案内資料
- よく受ける質問と、その回答
- 既存のホームページやブログのURL
文章として完成していなくても、内容を確認できれば材料になります。紙の資料には、まだホームページへ載せていない説明が残っていることもあります。
写真、文章、ロゴは、掲載許可や利用条件の有無も確認します。手元にあることと、ホームページへ掲載できることは同じではありません。
4．決まっていることと、決まっていないこと
希望する公開時期、予算の範囲、必要だと思うページを書きます。決められない項目は、空欄にせず「未定」と書いてください。
ドメインやサーバーをすでに契約している場合は、契約先と契約者を確認します。最初の相談メモへパスワードを書く必要はありません。ログイン情報は、作業に必要になった時点で、渡す相手と方法を確認して共有します。
準備物は、必要になる時期で分ける
準備物を一度に集めると、相談前に決めなくてよいことまで判断しなければなりません。次の三段階に分けると、作業の順番が見えます。
相談前
作る理由、見てほしい相手、手元の資料、未定事項を用意します。公開時期と予算に希望があれば、確定していなくても伝えます。
設計やデザインを決める前
掲載するサービスの範囲、主なページの役割、原稿や写真を用意する人を決めます。内容を確認する人、最終的に承認する人も、この段階で明らかにします。
公開前
会社名、所在地、連絡先、料金、営業時間など、公開する事業情報を原資料と照合します。写真や文章の掲載可否、問い合わせの受信、公開後の更新担当も確認します。事業に応じて必要な表示が分からない場合は、所管官庁や専門家へ確認します。
「未定」は、相談時には問題ありません。ただし、制作中も未定のまま放置すれば、公開前に判断が集中します。制作が始まったら、各項目について、誰がいつまでに決めるかを置きます。
一枚の相談メモを作る
次は架空の記入例です。
作る理由：紹介後に、会社の仕事を確認できる場所が必要
見てほしい相手と行動：取引先から紹介を受けた事業者に、対応業務を確認して相談してほしい
手元の資料：会社案内、料金表、施工写真
決定済み・未定：秋までの公開を希望。必要なページ、原稿の作り方、サーバーは未定
このメモは、完成した仕様書ではありません。依頼者と制作会社が、不足している材料と次に決めることを確認するためのたたき台です。
まず、紙かテキストファイルへ四つの見出しを書き、一行ずつ埋めてください。分からない欄には「未定」と書きます。それで、ホームページ制作の相談を始める準備はできます。
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