WordPressの管理者accountは共有loginにせず個人のaccountと権限を分ける

WordPressの管理者accountは、一つを社内外で共有せず、作業する人ごとにaccountを作ります。誰が設定を変えたか、退職や契約終了のあとにどのaccountを止めるかを確認できるからです。制作会社へsiteの作業を頼む場合も、会社側が管理者accountを持ち、必要な人へ必要な期間だけ権限を渡します。

WordPressには、投稿を編集する、userを追加する、siteの設定を変えるといった操作ごとにcapabilityがあります。管理者は広い操作を行えるため、原稿の更新だけを頼む人へ同じ権限を渡す理由はありません。仕事の範囲と権限をそろえ、accountの名義とpasswordの保管を別に決めます。

共有loginでは変更の責任が追えない

「admin」のような一つのloginを、社内担当者、制作会社、広告担当者で使い回すと、変更した人を後から確かめられません。headerのlinkが消えた、pluginの設定が変わった、userが増えたときに、作業の記録を見ても誰へ確認すべきか分からなくなります。passwordを変えると、必要な人まで作業できなくなることもあります。

説明用の仮例として、会社側の担当者と外部の制作者が同じ管理者accountでloginしている状態を考えます。制作者との契約が終わったとき、会社側はpasswordを変えるしかありません。その間に、社内担当者がどのdeviceや記録でpasswordを使っているか分からなければ、更新作業も止まります。個人のaccountを分けていれば、外部のaccountだけを停止し、会社側のaccountは残せます。

共有loginは、手間を減らしているように見えます。しかし、作業する人が増えるほど、確認と引継ぎの手間が増えます。最初にaccountを分け、表示名、連絡先、付けた権限、使う期間を記録する方が、設定を戻す必要が出たときに早く原因をたどれます。

原稿を更新する権限とsiteを変える権限を分ける

記事を出す人が必要とするのは、通常、投稿の作成、編集、公開に関わる権限です。theme file、plugin、user、site設定まで変える権限が必要かは別に考えます。原稿を直す仕事と、siteの動作を直す仕事は、同じWordPressの管理画面で行っても、失敗したときの影響が違います。

たとえば、お知らせを更新する担当者へ、headerのcodeやpluginを替える作業まで頼まないなら、管理者accountを渡しません。更新に必要なroleを選び、公開前の確認が必要なら、投稿を作る人と公開する人を分けます。逆に、制作会社がthemeの調整を行う必要があるなら、いつまでその作業を頼むか、緊急時の連絡先は誰かを記録します。

WordPressのrole名だけで安全かどうかを決めることも避けます。同じ「編集者」でも、siteの運用方法によって必要な操作は変わります。custom post typeやpluginで独自の権限を加えている場合は、実際にできることをtest環境か確認用accountで見ます。roleの名前と、公開画面へ及ぶ操作を同じ意味だと思い込まないことです。

制作会社へ渡すのは作業権限であって所有ではない

外部の制作者は、themeの修正、障害の調査、updateの確認に管理者権限を必要とする場合があります。その場合も、WordPress account、server、domain、mail address、広告account、解析accountの名義を一つにしません。作業を頼む相手と、siteの資産を管理する人は別にできます。

会社側は、少なくとも自分たちの管理者accountを一つ残します。登録mail addressは、制作会社だけが受け取るaddressにせず、会社側が確認できるものにします。passwordを保管する場所、二人目の社内管理者、緊急時にserverやdomainの契約を確認する人も決めます。これらは制作者を疑うための手続きではありません。担当者が変わったときにsiteを止めないための準備です。

外部accountを作るときは、個人名または担当が分かる名前にします。「制作会社用」とだけ付けたaccountでは、担当者が替わったときに誰が使っているか分かりません。契約が続いていても、作業する人が替わるならaccountを分けます。不要になったaccountを残したままにせず、停止した日と、引継ぎが済んだ内容を記録します。

passwordの管理と連絡先を一緒に確認する

accountを分けても、passwordをmailやchatへ書き続ければ、共有loginと同じ問題が残ります。passwordは、決めた保管場所から必要な人だけが確認できるようにします。passwordを変更したら、WordPressだけでなく、更新通知を受けるmail address、serverのlogin、バックアップの連絡先が今の担当へ届くかを確認します。

問い合わせformや更新通知は、WordPressのuser accountとは別の宛先へ届く場合があります。管理者accountを整理した日に、mailの転送先や連絡先まで変わったと思い込まないことです。反対に、退職した人のmail addressへnotificationが届き続ければ、siteの問題を知る人がいなくなります。account、password、通知先、緊急連絡先を一枚の一覧で確認します。

複数人でsiteを運用するなら、月に一度、または担当が替わる時点でaccount一覧を見直します。見る項目は多くありません。誰のaccountか、どのroleか、まだ作業が必要か、登録mail addressを受け取れるかです。必要のない管理者を増やさず、必要な会社側のaccountを消さないことが基本になります。

最初の一手は、WordPressのuser一覧を開き、管理者accountだけを別に書き出すことです。各accountについて、本人、会社側か外部か、必要な作業、停止できる時期を確認します。共有loginがあれば、使っている人を調べてから個別accountへ移します。権限を急に消すことより、siteの所有と更新を続けられる状態を残すことを優先します。