ホームページの更新は誰が担当する？制作前に決める3つの役割
公開日： 執筆：佐藤
ホームページの更新担当は、一人の名前だけで決めてはいけません。情報を確かめる人、画面を更新する人、公開を決める人の三つに分けます。一人が複数の役割を兼ねても構いません。役割を分けておけば、更新が止まったときに、どこで止まっているかを確認できます。
制作会社へ更新作業を頼む場合も、三つの役割は必要です。画面の操作を任せることと、掲載内容の正しさや公開の可否まで任せることは別だからです。
「更新担当者」を一人決めるだけでは足りない
たとえば、店舗の営業時間が変わるとします。管理画面を操作する事務担当者がいても、新しい営業時間と適用開始日が届かなければ更新できません。原稿が届いても、公開してよいか分からなければ作業は止まります。
反対に、操作できる人が独自に営業時間を判断して公開すれば、表示は変わっても、情報が正しいとは限りません。
ここで混同されやすいのは、操作する権限と、内容を決める責任です。ホームページを更新できる人が、価格、採用条件、営業時間のすべてを判断できるとは限りません。更新の速さより先に、情報の出所と公開の判断者を決めます。
一件の更新を三つの役割へ分ける
更新の流れは、次の三役で整理できます。これは会社の規模を問わず使える分け方です。
| 役割 | 主な仕事 | 決めておくこと |
|---|---|---|
| 情報を確かめる人 | 掲載する事実と、その適用時期を確認する | どの資料を正本にするか。誰が変更を決めたか |
| 画面を更新する人 | 原稿や画像を入力し、公開前の画面を確認する | 社内で作業するか、制作会社へ頼むか |
| 公開を決める人 | 内容、掲載時期、表示を確認し、公開を認める | 何を確認すれば公開できるか |
情報を確かめる人は、更新内容によって変わります。営業時間なら店舗責任者、価格なら設定を決める責任者、採用条件なら採用担当者という具合です。説明用の役割例であり、サトラボの実案件を示すものではありません。
画面を更新する人には、内容を勝手に補う責任まで持たせません。原稿に不明点があれば、情報を確かめる人へ戻します。公開を決める人は、文章の細かな好みだけでなく、元資料との一致、適用日、連絡先、表示の崩れを確認します。
営業時間の変更を流してみる
説明用の仮例として、五月一日から営業時間を変更する店舗を考えます。
店舗責任者は、新しい営業時間、適用開始日、一時的な変更か、以後も続く変更かを伝えます。事務担当者は、店舗案内とお知らせを更新し、公開前の画面を用意します。公開を決める人は、元資料と画面を照合し、公開日を指示します。
この流れを記録する表には、更新する場所、元資料、適用開始日、終了日、三役の担当者、公開完了日を置きます。終了日のある案内なら、削除または書き換えの担当も同時に決めます。
詳細な運用規程から始める必要はありません。更新が多い情報を一つ選び、一件が公開されるまでを紙に書けば、止まりやすい箇所が見えます。
WordPressの権限は、責任分担のあとに決める
WordPressには、利用者ごとに操作範囲を分ける役割があります。管理者や編集者などを分ければ、更新作業に必要な範囲へ権限を絞れます。
ただし、管理画面の役割は、会社内の責任まで決めてくれません。「公開できる」という操作権限を持つ人が、価格の変更を決める人だとは限らないからです。先に三役を決め、その仕事に必要な操作範囲を制作会社と確認します。実際に使える操作は、納品された環境で確かめます。
道具を入れれば、更新の仕事まで自動で進むわけではありません。原稿を出す人、画面を直す人、公開を判断する人が必要です。
制作会社へ任せる作業と、社内に残す判断
制作会社へ任せやすいのは、決められた原稿の入力、画像の調整、ページの追加、表示不良の修正などです。どこまで頼めるかは、契約内容と依頼ごとの確認によって決まります。
一方、会社の営業時間、価格、採用条件が正しいかを判断するには、社内の元資料が必要です。制作会社が画面を更新する場合も、情報を確かめる人と公開を決める人は、依頼側で明らかにします。作業を外へ出しても、情報の出所まで外へ移るわけではありません。
外注範囲を決めるときは、「更新を頼めるか」ではなく、「原稿の入力」「画像の加工」「新しいページの作成」「公開作業」のように、作業単位で確認します。依頼先、費用、期限、公開後の確認者も同じ表へ加えます。料金や対応時間は制作会社ごとに異なるため、契約書や見積書で確かめてください。
小さな会社では、一人が三役を兼ねてもよい
人数が少ない会社では、三人をそろえる必要はありません。代表者が情報を確かめ、事務担当者が更新と通常のお知らせの公開を行い、価格変更だけ代表者が承認する、といった分け方ができます。
一人で三役を担う場合も、更新表の欄は分けておきます。情報を確かめたのか、入力しただけなのか、公開前に見直したのかを区別するためです。不在時でも掲載を遅らせられない案内があるなら、その案内だけ代わりの担当者を決めます。
まず、ホームページで頻繁に変わる情報を一つ選んでください。その一件について、情報を確かめる人、画面を更新する人、公開を決める人を書きます。三つの欄が埋まれば、制作会社へ伝える更新方法も具体的になります。
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